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Pour les particuliers

Accès aux documents administratifs

Covid 19 : modification des délais pour les démarches administratives

L'ordonnance n°2020-306 du 25 mars 2020 modifie les délais qui arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 inclus .

Ainsi, sauf exceptions  :

  • Une démarche administrative prévue par un texte qui aurait dû être faite durant cette période, est considérée comme faite à temps si elle est faite au plus tard le 23 août 2020 inclus.

  • Les délais de réponse des administrations sont suspendus jusqu'au 23 juin 2020 inclus.

Vous avez le droit d'obtenir la communication d'un document administratif. En cas de refus de l'administration concernée, vous pouvez saisir la Cada . Un éventuel recours contentieux est ensuite possible devant le juge administratif.

Quels sont les documents communicables ?

Vous avez le droit d'obtenir la communication d'un document administratif.

Un document administratif est produit ou reçu par un service de l'État, une collectivité territoriale ou un organisme chargé d'une mission de service public. Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision, enregistrement sonore, film.

La communication des documents administratifs suivants n'est pas possible ou est soumise à conditions :

  • Un document inachevé n'est pas communicable. Par exemple, un brouillon.

  • Un document préparatoire à une décision tant que la décision n'est pas prise

  • Une archive publique couverte par un secret protégé n'est pas communicable. Le secret peut être protégé entre 25 et 100 ans. Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.

  • Un document concernant une personne nommément désignée est uniquement communicable à l'intéressé ou à ses mandataires . Par exemple, son avocat. Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.

  • Un document comportant une mention sensible n'est pas communicable. Par exemple, un avis du Conseil d'État et des juridictions administratives, un document d'une juridiction financière, un document d'instruction du Défenseur des droits , un document dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte à à la sûreté de l'État. Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Les documents suivants ne sont pas des documents administratifs et ne sont donc pas communicables :

  • Document à caractère juridictionnel. Par exemple, un jugement.

  • Document privé. Par exemple, un acte notarié

  • Document de de l'Assemblée nationale ou du Sénat

Vous pouvez utiliser un simulateur afin de vérifier si un document administratif est communicable :

Services en ligne et formulaires

Demande d'un document

Vous devez vous adresser à l'administration ou à l’organisme qui détient le document.

Dans certaines administrations, il y a une personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA).

Votre demande peut être orale. Toutefois, il est recommandé d'envoyer une lettre ou un mail et de conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration.

Votre demande doit être précise pour que l'administration identifie le document souhaité.

Vous n'avez pas à motiver votre demande.

À noter

l'administration n'est pas obligée de répondre à une demande abusive. Par exemple, demande d'une copie papier d'un document accessible en ligne.

En cas d'accord de l'administration

L'administration doit vous communiquer le document dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande.

Vous pouvez consulter le document gratuitement sur place s'il est sur support papier et que sa préservation le permet.

Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

Vous pouvez recevoir gratuitement une copie du document par mail s'il est au format numérique.

Vous pouvez obtenir une copie papier ou sur CD-Rom , à vos frais, si cela ne nuit pas à la conservation du document et si le support demandé est compatible avec celui de l'administration.

Le coût dépend du support de transmission. Il ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

0,18 € par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

2,75 €

En cas de refus de communication du document

Décision de refus

L'administration peut refuser votre demande de communication par décision motivée .

Si l'administration ne répond pas dans le mois suivant la réception de votre demande, cela signifie qu'elle refuse votre demande.

Vous pouvez alors saisir la Cada .

L'administration peut refuser votre demande de communication par décision motivée .

Si le dossier médical a moins de 5 ans, l'administration doit répondre dans les 8 jours suivant la réception de votre demande.

Si le dossier médical a 5 ans ou plus, l'administration doit répondre dans les 2 mois suivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande.

Vous pouvez alors saisir la Cada .

Saisine de la Cada

La saisine de la Cada se fait dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaire en ligne, par lettre ou email.

Vous devez préciser votre identité, votre adresse, l'objet de votre demande, et joindre une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

La commission enregistre votre demande et vous adresse un accusé de réception.

La démarche est gratuite.

Avis de la Cada

La Cada a 1 mois à partir de l'enregistrement de votre demande pour rendre un avis sur la possibilité de vous communiquer le document.

La Cada peut émettre un avis favorable ou défavorable.

La Cada n'est pas une juridiction. Son avis n'est pas contraignant.

Elle vous notifie son avis par courrier ou par mail, ainsi qu'à l'administration mise en cause.

Si l'avis de la Cada vous est favorable, l'administration doit l'informer de la réponse qu'elle compte vous donner.

Même en cas d'avis favorable de la Cada , l'administration est en droit de confirmer son refus.

Si l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada, cela signifie qu'elle refuse votre demande de communication.

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux devant le juge administratif.

À savoir

la Cada ne communique aucun document transmis par l'administration dans le cadre de l'instruction d'un dossier. Seule l'administration peut le faire.

Recours contentieux

Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Exemple

si la Cada enregistre votre demande le 1 er octobre 2020, la décision implicite de refus intervient le 1 er décembre 2020 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1 er février 2021 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Où s'informer ?

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État .

Services en ligne et formulaires

Pour en savoir plus